Хранение и уничтожение бухгалтерских и налоговых документов

Согласно ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Как организовать хранение документов?

Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем учреждения в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете[1]. При этом необходимо обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Для учреждений порядок обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов установлен Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Правила работы архивов).

Согласно Информации Минфина РФ № ПЗ-13/2015[2] до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются:

– Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) (далее – Положение № 105);

– Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526).

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен в разд. 6 Положения № 105, в частности:

– первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2);

– сохранность первичных учетных документов, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передача их в архив обеспечивает главный бухгалтер учреждения (п. 6.6).

В соответствии с п. 2.1 Правил № 526 документы, образующиеся в процессе деятельности организации, составляют документальный фонд, создание которого осуществляется посредством:

– составления номенклатуры дел;

– формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по форме, утвержденной в приложении 8 к Правилам работы архивов.

После составления номенклатуру необходимо утвердить. При этом сначала она визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, потом направляется на согласование в соответствующее архивное учреждение, после чего утверждается руководителем учреждения (п. 3.4.6 Правил работы архивов).

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

В учреждении ежегодно проводится экспертиза ценности документов (п. 4.11 Правил № 526). Такая экспертиза проводится созданной в организации экспертной комиссией, основными функциями которой являются в том числе:

– организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

– рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов.

 

Какие сроки хранения предусмотрены для документов, применяемых казенным учреждением в целях бухгалтерского и налогового учета?

В силу положений ст. 29 Закона о бухгалтерском учете и НК РФ бухгалтерские и налоговые документы подлежат хранению в течение следующих сроков:

Наименование документов	Срок хранения	Примечание
Бухгалтерские документы
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения	Не менее пяти лет после отчетного года	В течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи	Не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз
Налоговые документы
Данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ	В течение четырех лет	Обязанность налогоплательщиков (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ)
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов	В течение шести лет	Обязанность плательщиков страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ)
Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов	В течение четырех лет	Обязанность налоговых агентов (ч. 3 ст. 24 НК РФ)

 

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

Следует отметить, что для хранения отдельных документов статьями Перечня установлены специальные сроки, в частности:

Номер статьи	Наименование документов	Срок хранения	Примечание
352	Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки)	Постоянно	Годовая
353	Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним
355	Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности
356	Отчеты об исполнении смет		Сводные годовые, годовые
363	Утвержденные лимиты, фонды заработной платы		По месту разработки и утверждения
381	Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах
390	Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования		Годовые
411	Положения об оплате труда и премировании работников		По месту разработки и (или) утверждения
427	Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств		О ТМЦ (движимом имуществе) – пять лет. При условии проведения проверки (ревизии)
428	Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий
429	Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации
459	Книги, журналы, карточки учета: регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества; договоров, актов о приеме-передаче имущества
397	Реестры сведений о доходах физических лиц	75 лет
413	Лицевые карточки, счета работников

 

Сроки хранения дел определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

 

В силу ст. 6 Федерального закона 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях согласно законодательству РФ. Какие сроки хранения установлены для электронных документов, применяемых в деятельности учреждения?

В соответствии с п. 1.2.2 Правил работы архивов в зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, может создаваться, в том числе, архив документации на электронных носителях. Архивы организаций принимают электронные документы, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.

Положения о порядке хранения электронных документов содержатся также в п. 2.30 – 2.39 Правил № 526. Например, подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов.

В связи с тем, что специальные сроки для хранения не установлены, на них распространяются общие сроки хранения для таких документов.

 

Как организовать передачу дел в архив?

Документы, образовавшиеся в учреждениях, по истечении сроков их временного хранения передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются.

Постоянно действующая в учреждении экспертная комиссия на основании критериев ценности документов осуществляет их отбор на хранение в архиве (проводит экспертизу их ценности). При отборе на постоянное хранение экспертиза ценности документов проводится под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива (п. 2.3.4 Правил работы архивов).

Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по утвержденным описям дел, документов постоянного срока хранения.

Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения, передающего указанные документы.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. При первом приеме архивных документов от учреждения принимается также историческая справка о нем и его фонде. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке об изменениях в его названии, функциях, структуре.

 

Каков порядок уничтожения документов, которым установлено временное хранение?

Документы со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению (п. 2.3 Правил № 526).

Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в п. 4.6 – 4.13 Правил № 526.

Для уничтожения документов приказом руководителя назначается экспертная комиссия, которая проводит отбор документов.

После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение дел оформляется актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утверждаемым руководителем учреждения. Форма акта приведена в приложении 4 к Правилам работы архивов.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Согласно п. 2.4.7 Правил работы архивов дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

 

Какие мероприятия следует провести в учреждении в случае пропажи или гибели документов?

В соответствии с п. 6.8 Положения № 105 в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, то есть их отсутствия. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения.

После завершения мероприятий по расследованию факта утраты документов проводится работа, направленная на восстановление документов, в частности, получение дубликатов (копии) документов от клиентов, контрагентов, налоговой инспекции.

---

[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

[2] Информация Минфина РФ № ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков».

 

Источник: Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение"